5 Razones por las que VoIP es una Opción Inteligente para Inmobiliarias
El estar en el negocio inmobiliario, su sistema telefónico tiene el potencial de ser un gran contribuyente a su éxito. Por supuesto, si su sistema telefónico se queda corto en características o no está actualizado, también puede ser perjudicial.
Por ejemplo, un informe de la Asociación Nacional de Bienes Raíces de los Estados Unidos REALTORS® (NAR) descubrió que los compradores buscaban agentes receptivos y aproximadamente la mitad de los compradores consideraron importante que su agente esté actualizado con la tecnología moderna.
Otro informe de NAR encontró que «la capacidad de respuesta fue clasificada como muy importante por el 92 por ciento de los compradores y vendedores de viviendas» y «el 83 por ciento de los consumidores calificaron las habilidades de comunicación como muy importantes».
El hecho es que no solo es importante la comunicación, sino que el NAR informa que «al comunicarse con su agente, los compradores recientes consideraron importante que su agente los llamara personalmente para informarles de las actividades.
En otras palabras, ser receptivo y priorizar la comunicación, particularmente por teléfono, es fundamental para el éxito en el sector inmobiliario.
Pero considere esto: el 94% de los agentes inmobiliarios dijeron que se comunican con los clientes por correo electrónico, el 90% a través de mensajes de texto y el 91% por teléfono. Y casi un tercio de los agentes de bienes raíces dijeron que pasaron más tiempo trabajando fuera de la oficina que dentro de la misma. Por lo tanto, los corredores de bienes raíces pasan cada vez más tiempo fuera de la oficina, pero los clientes todavía desean y esperan una comunicación mejor y más rápida.
Los mensajes de correo electrónico y de texto suelen estar disponibles en todo momento y están a la par de la tecnología moderna, pero ¿qué hay de su sistema telefónico? ¿Está desactualizado, es complicado, costoso o difícil de administrar? ¿Puede llevarlo consigo en su dispositivo móvil cuando sale de la oficina? ¿Le permite mantenerse conectado en múltiples oficinas y ubicaciones?
Estar en una industria pesada de comunicación y utilizar un sistema de telefonía de bajo nivel que no esté al día con la tecnología moderna es simplemente contraproducente. Sin embargo, el NAR descubrió que uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas de bienes raíces es mantenerse al día con la tecnología. Eso significa que las empresas de bienes raíces que modernizan su sistema telefónico -que tal vez sea uno de sus activos más valiosos- a una solución VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) pueden obtener una seria ventaja competitiva.
De hecho, la voz IP para agentes de bienes raíces permite:
- Potenciar la comunicación con los clientes para que sea más rápida y más eficiente sin importar dónde se encuentre.
- Ofrecer una imagen de marca más profesional y confiable.
- Ahorrar dinero.
- Habilitar la conexión y la consolidación entre varias oficinas en un solo sistema telefónico.
- Que el uso y administración de un sistema telefónico sea extremadamente fácil.
Por lo tanto, si está listo para llevar su profesionalismo y comunicación con el cliente a la actualidad, o si simplemente está cansado de su anticuado, costoso, complicado y aburrido sistema telefónico, esta guía de VoIP para bienes raíces arrojará luz sobre lo que usted podría y debería estar buscando en su sistema telefónico.
>> Imagen y experiencia del cliente
Respuesta de Voz Interactiva
¿Alguna vez ha vivido la experiencia de llamar a una compañía en donde el teléfono suena y suena múltiples veces antes de que una persona aparentemente confundida conteste el teléfono para decirle que llamó al departamento equivocado y que tendrán que trasladarlo a otro lugar?
Parece un inconveniente tan pequeño para todos los demás, pero puede ser realmente un gran problema para la persona que decidió tomarse un tiempo de su día para hacer una llamada cuando podrían haber dejado que Internet reemplazara la necesidad de interacción humana. Pero las llamadas telefónicas son personales y significativas, por lo que es de suma importancia que las personas en cualquier tipo de función de ventas o servicio tomen todas las medidas posibles para que estén perfectas y libres de estrés.
Pero, ¿cómo puede hacer eso? ¿Cómo puede asegurarse de que cada llamada sea respondida y que casi todas las personas que llaman lleguen al lugar correcto?
Ahí es donde brillan los sistemas de telefonía VoIP. Por lo general, vienen con lo que se llama un IVR (respuesta de voz interactiva), que es un nombre técnico para una respuesta automática o un sistema de respuesta automática. En otras palabras, cada vez que llamas a una empresa que tiene un IVR, oyes algo como:
«Gracias por llamar (Compañía XYZ). Para hablar a ventas, presione 1 … »
Eso es un IVR.
Los IVR ayudan a garantizar que cada persona que llama escuche una respuesta inicial profesional para su llamada, y luego se asegura de que lleguen a la persona con la que necesitan hablar.
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En algunos casos, puede ser beneficioso para las personas que llaman, clientes y clientes potenciales, escuchar una voz humana responder al teléfono. La buena noticia es que, con los sistemas telefónicos VoIP, puede activar y desactivar el IVR (contestador automático) según sea necesario.
El caso es que la oficina de un agente inmobiliario nunca está realmente en un solo lugar. Eso es lo que hace que VoIP para bienes raíces sea aún mejor: cuando decide que quiere apagar el IVR y contestar el teléfono manualmente, generalmente puede elegir que las llamadas lo «sigan» donde sea que esté. Eso significa que no tiene que enviar personas al correo de voz prematuramente cada vez que salga de la oficina o incluso de viaje.
Por ejemplo, puede configurar su sistema telefónico de tal manera que las llamadas primero vayan a su teléfono de escritorio en el trabajo. Si no responde allí, luego de 2 ó 3 timbres (la cantidad usted la elige), la llamada puede ir a su teléfono celular. Luego, si aún no responde, puede hacer que vaya al teléfono de su oficina doméstica. En este escenario, la llamada básicamente lo «siguió» y verificó para asegurarse que pueda recibir la llamada en cualquiera de sus teléfonos antes de enviar la llamada al correo de voz. Y si sabe que va a estar fuera de la oficina y simplemente quiere que todas las llamadas vayan a su dispositivo móvil, también puede hacerlo con los sistemas telefónicos VoIP.
Este tipo de tecnología le permite tener un nivel de receptividad y conectividad que seguramente impresionará a clientes y clientes potenciales.
Además, nada enoja más a un cliente que esperar 15 timbres antes de hablar con una persona. Los sistemas de telefonía VoIP lo ayudan a evitar eso por completo.
Pero, ¿qué pasa con los casos en que las personas que llaman tienen que esperar antes de hablar con alguien? Después de todo, nadie es perfecto e inevitablemente habrá momentos en que las personas que llamen tendrán que ser detenidas por alguna razón.
Música en espera
Los sistemas telefónicos VoIP generalmente pueden aligerar el proceso de esperar reproduciendo música y permitiéndole insertar anuncios que le brindan información útil o simplemente dejarles saber cuánto tiempo más estará en espera.
Esto no solo mantiene a la persona que llama ocupada mientras esperan, sino que también agrega una capa adicional de profesionalismo y le permite a la persona que llama saber que usted es considerado con su tiempo.
Estado
Hablando de profesionalismo y de una mejor conexión con las personas que llaman, imagine que está fuera de la oficina ya sea mostrando una propiedad o reuniéndose con un cliente y una llamada llega a la oficina buscándolo mientras usted no está disponible en ese momento. La persona en la oficina que contesta el teléfono puede ver su estado y puede decirle con toda certeza a la persona que llama que está fuera de la oficina en ese momento mostrando una propiedad y que puede tomar un mensaje o le devolverá la llamada en cuanto termine.
Como agente de bienes raíces, cada llamada es extremadamente valiosa, por lo que simplemente decirle a la persona que llama que no está en la oficina, seguramente para usted es mucho menos que ideal.
Poseer un sistema de teléfono VoIP moderno, le permite ésta útil funcionalidad.
En lugar de darle a la persona que llama una respuesta genérica, la persona que recibe la llamada en la oficina puede simplemente mirar una pantalla donde usted ha establecido su estado actual y ver que está con un cliente. Entonces pueden informar mejor a la persona que llama sobre por qué no está disponible en este momento (frente a dejar que se pregunten ¿llegaría a trabajar? ¿irá a regresar a la oficina? ¿me devolverá la llamada?, etc.). Incluso puede ir un paso más allá configurando su teléfono hasta donde tenga un saludo de correo de voz personalizado dependiendo de en qué estado está configurado. Entonces, por ejemplo, si configura su estado como que muestra una casa, puede tener un correo de voz personalizado que le indique a la persona que llama que está mostrando una casa y que es probable que pueda devolver su llamada dentro de un cierto período de tiempo.
VoIP brinda a los agentes de bienes raíces un nivel de comunicación que transmite profesionalidad, empatía y capacidad de respuesta, y para algunas personas es simplemente impresionante.
Calidad de llamada
Otro factor importante a considerar cuando se piensa en la profesionalidad en su comunicación con las personas que llaman es la calidad de la llamada.
Muchos sistemas telefónicos obsoletos tienden a tener mala calidad de llamadas y llamadas perdidas. Esto puede ser extremadamente frustrante para las personas que llaman y hace mella en su imagen profesional. Con VoIP, la calidad y confiabilidad de las llamadas es una prioridad, por lo que todas sus llamadas son claras.
Por último, pero no menos importante, los sistemas telefónicos VoIP también le permiten tener 800 números, así como números de código de área local. Esto no solo le da un aspecto más profesional, sino que también le permite tener un número de trabajo dedicado para que no esté dando su número de teléfono personal para llamadas de negocios (porque eventualmente querrá estar fuera del horario).
>> Movilidad
Claramente, el mundo se está moviendo en una dirección mucho más centrada en el móvil, y el trabajo no es una excepción, especialmente si usted está en el sector inmobiliario.
Considere tres cosas:
Primero, un estudio descubrió que casi un tercio de los agentes de bienes raíces pasaban más tiempo trabajando fuera de la oficina que dentro de la oficina. Aproximadamente la mitad de ellos permanecieron fuera de la oficina por lo menos una hora al día.
En segundo lugar, el mismo estudio encontró que el 60 por ciento de los agentes de bienes raíces tienen clientes potenciales todos los días. Casi un tercio de ellos dijeron que pasaron varias horas al día buscando pistas nuevas.
En tercer lugar, como se mencionó anteriormente, la mayoría de los clientes todavía prefieren hablar por teléfono y les gusta poder comunicarse rápidamente.
Ahora, teniendo en cuenta que los corredores de bienes raíces se mueven en una dirección más remota o móvil como fuerza de trabajo, buscar prospectos es vital y tomando en cuenta que la gente aún prefiere hablar por teléfono, tiene sentido que los corredores inmobiliarios inteligentes busquen que su sistema telefónico sea amigable para dispositivos móviles.
Entonces, ¿Cómo es un sistema telefónico empresarial móvil ideal para agentes inmobiliarios?
Básicamente, la movilidad del sistema telefónico es la capacidad de realizar y recibir llamadas desde su dispositivo móvil como si estuviera usando su sistema de teléfono comercial y su número de teléfono comercial. Esto le permite usar su teléfono para tareas comerciales sin importar dónde se encuentre, y es como si estuviera sentado en su escritorio.
Esto es especialmente útil para los agentes de bienes raíces porque cada llamada a un agente de bienes raíces es extremadamente valiosa y muchas veces las llamadas se realizan directamente a un agente en lugar de pasar por una recepcionista. Poder acceder a la línea de su oficina directamente desde su teléfono celular puede ser una gran ventaja.
No solo puede mantenerse conectado profesionalmente cuando está fuera de la oficina, sino que también puede:
- Administrar su correo de voz de trabajo.
- Cambiar su estado y mensaje de saludo dependiendo de lo que esté haciendo.
- Tener acceso a contactos y grupos de trabajo.
- Ver quién está disponible en la oficina (para los momentos en que necesite obtener llaves o hacer una pregunta).
- Y más…
El resultado final es que los corredores de bienes raíces son más móviles que nunca, ahora es súmamente importante que las empresas se aseguren de que el sistema telefónico sea accesible desde un dispositivo móvil.
>> Costo
Las empresas generalmente buscan formas de aumentar los beneficios e impulsar los márgenes, pero no a expensas de la calidad. Después de todo, la calidad y la marca son más importantes que ahorrar unos pocos dólares, y cuando se trata de cosas tan importantes como el sistema telefónico de su oficina, por lo general no puede permitirse el lujo de escatimar.
Sin embargo, el costo es otra área en la que brilla el VoIP. Los sistemas telefónicos VoIP son conocidos por ser económicos y de alta calidad.
Una razón por la que esto es posible se debe simplemente a la mejora de la tecnología. A medida que Internet se vuelve más accesible y menos costosa de usar, VoIP se vuelve más asequible también.
No solo la web permite que los teléfonos VoIP se conecten a un costo menor, sino que también mejoran los estándares de calidad. Dondequiera que haya habido problemas de calidad con los sistemas telefónicos VoIP en el pasado, esas preocupaciones se han aliviado en gran medida al mejorar constantemente la tecnología.
Los ahorros de cambiar a un sistema moderno de VoIP desde un sistema telefónico tradicional pueden ser importantes, a veces tanto como 45% o más dependiendo de la situación.
Luego, si utiliza un sistema telefónico como SANGOMA, ahorrará aún más dinero porque con SANGOMA no paga ni diez centavos por licenciamientos!
Obtendrá todo lo que necesita por un precio en lugar de tener que pagar por cada una de las funciones adicionales que decida que necesita en el futuro.
También debe considerar todos los beneficios que vienen con un sistema VoIP.
Por ejemplo, es en gran medida una inversión a prueba de futuro. También ahorra recursos de TI porque es más fácil de administrar y actualizar. VoIP para agentes de bienes raíces también impulsa la eficiencia en su equipo, por lo que el tiempo de la compañía se está utilizando mejor.
Cuando agrega todo esto, generalmente equivale a ahorros significativos y reducción en gastos generales. Obtiene todos los ahorros a la vez que aumenta en funcionalidad, flexibilidad, escalabilidad, profesionalismo y facilidad de uso.
>> Escalabilidad y flexibilidad
Otra preocupación que los agentes inmobiliarios a menudo enfrentan cuando se trata de su sistema telefónico es si tienen o no la capacidad de crecer a medida que su empresa crece.
Esta es una preocupación legítima, especialmente cuando las empresas tienen oficinas en múltiples ubicaciones. ¿Qué sucede cuando un agente o recepcionista en una oficina necesita transferir una llamada a alguien en otra ubicación? ¿O qué pasa si alguien llama a un lugar pero realmente necesita hablar con alguien que está en otra oficina? Perteneciendo todos a la misma compañía, tanto las personas que llaman como el personal tienen un nivel de expectativa de que la comunicación entre las oficinas sea perfecta.
Sin embargo, los sistemas telefónicos tradicionales suelen estar segmentados, lo que significa que la única forma de conectarse con otra oficina es colgar y marcar su número directamente. Esto en muchas ocasiones es frustrante.
VoIP resuelve este problema al facilitar la conexión de varias ubicaciones consolidando sus sistemas telefónicos en una única solución. Esto hace que todos los miembros del equipo estén dentro del mismo sistema telefónico, independientemente de dónde se encuentren, lo que significa que ya no habrá más frustraciones.
Y cada oficina puede mantener la capacidad de tener sus propias reglas de llamadas, horas de operación, horas de fin de semana y de tarde, y distribución de llamadas. En otras palabras, obtiene conectividad y unidad a la vez que mantiene la singularidad de un lugar a otro.
VoIP no solo ayuda con las empresas de sitios múltiples, sino que también ayuda a las empresas de todos los tamaños a mantenerse al día con la tecnología en constante evolución.
Los sistemas telefónicos VoIP suelen ser mucho más fáciles de administrar y actualizar, y usted puede agregar o eliminar la funcionalidad y los usuarios según sea necesario, sin problemas. Ese alto nivel de flexibilidad y escalabilidad es lo que atrae a los agentes inmobiliarios inteligentes y ambiciosos a sistemas telefónicos VoIP.
>> Fácil de usar y administrar
Otro problema frecuente que enfrentan las empresas de todos los tamaños, especialmente los agentes inmobiliarios, son los sistemas de telefonía que son demasiado complicados de usar y administrar.
Pocas cosas son más frustrantes que tratar de configurar algo en sus sistema telefónico solo para encontrarse con un complicado teléfono de la oficina.
La buena noticia es que los sistemas telefónicos VoIP generalmente se basan en la idea de que la tecnología debería facilitar la vida, no complicarla. Es por eso que los sistemas como SANGOMA ofrecen un panel web fácil de usar en el que puede ver toda la actividad del teléfono, realizar llamadas, transferir llamadas, revisar el correo de voz y muchas funciones más. Esto le brinda una interfaz familiar con cosas como menús desplegables y funcionalidad de arrastrar y soltar. Es como si estuviera usando el sistema de su teléfono de la misma manera que lo haría con un sitio web.
Los sistemas VoIP también son mucho más fáciles de administrar desde un punto de vista técnico, especialmente si tiene varias oficinas para administrar. No más programación de teléfonos individuales usando un menú de teléfono. Entre las características, como un panel de administración fácil de usar y actualizaciones automáticas, VoIP alivia el estrés de la administración del sistema telefónico de una manera importante.
Además, si tiene números de teléfono que marca con frecuencia, como contratistas, vendedores, agentes o agentes hipotecarios, puede agregar esos números a sus contactos para marcarlos rápidamente con un solo clic. Y, puede agruparlos por categoría para que pueda encontrarlos fácilmente y acceder a ellos cuando sea necesario.
Siguiente paso
Si está listo para obtener un presupuesto específico de sistema de telefonía VoIP para su empresa, llámenos en Guatemala al PBX +(502) 2329-6200 o envíenos un mensaje…
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