Ha investigado y va a instalar una solución de comunicación IP. Ya sea que lo esté haciendo para su propio negocio o bien desee ingresar en el negocio de implementaciones, es fundamental realizar cualquier implementación tecnológica con un plan y estructura. Las complicaciones durante un despliegue casi siempre provienen de una falta de visión y detalles durante la etapa de planificación. Ya sea su primera implementación o no, seguir estos pasos de configuración lo ayudará a garantizar una implementación perfecta en el primer intento.

Paso 1: Identifique las necesidades de la empresa según el lugar de trabajo

Comience por aprender cómo la empresa se comunica y colabora. Por ejemplo, ¿con quién se comunican, con qué frecuencia se comunican y cómo trabajan juntos? Esto le ayudará a identificar el tamaño de la implementación y las necesidades de comunicación específicas y elegir el IP PBX, en la nube o on-premise. Los detalles como el volumen de llamadas, los requisitos de audioconferencia y videoconferencia, las transferencias frecuentes de llamadas y capacidades del call center lo ayudarán a decidir la IP PBX adecuada para el trabajo. Esto también ayudará a decidir cuáles son los «endpoints» tipo de teléfono ideales que necesitará el negocio, los cuales ampliaremos en el paso 2.

Luego, aprenda sobre sus instalaciones, qué tan grande es, dónde trabajan los empleados desde dentro de las instalaciones y las posibles necesidades de seguridad. Por ejemplo, si la movilidad es un factor importante, se necesitarán puntos de acceso Wi-Fi para facilitar este tipo de espacio de trabajo. La seguridad es otro tema clave que surgirá de esto. Para un edificio que necesita restringir el acceso a ciertas áreas, los sistemas de acceso a las instalaciones son un dispositivo ideal para la implementación. Además, la empresa puede necesitar la capacidad de hacer anuncios o avisos, tanto para toda el personal como para cierto grupo específico, lo que requiere intercomunicadores IP o altavoces.

Paso 2: Desarrollar los requisitos del usuario

Una vez que haya recibido suficiente información sobre cómo se comunica la empresa y ha conocido bien sus instalaciones, aproveche y construya su solución desarrollando los requisitos del usuario. Primero, separe a los usuarios en categorías distintas y comience a estructurar los requisitos de comunicación de cada categoría. Por ejemplo, un almacén de distribución puede tener distintas categorías de personal, el de ventas, recepción y piso. Los requisitos para cada grupo de usuarios pueden variar así:

Ventas: primario de escritorio, volumen de llamadas moderado (2-3 llamadas a la vez), BLF y funcionalidad de marcación rápida, transferencia, audioconferencia, hold, compatibilidad con auriculares, guías telefónicas grandes, audio en HD, requisitos de videoconferencia por separado

Recepción: endpoint de escritorio, alto volumen de llamadas (hasta 8 llamadas a la vez), módulo de extensión, BLF y funcionalidad de marcación rápida, transferencia (atendida), hold, compatibilidad con auriculares, agenda grande, audio HD, compatibilidad con aplicaciones CTI, que se pueda conectar a puntos de acceso a las instalaciones

Personal de piso: endpoint móvil, DECT o Wi-Fi, pulsar para hablar, clip para cinturón, volumen bajo de llamadas (1 llamada a la vez), funciones básicas de manejo de llamadas, botón de pánico, audio de alta definición.

Paso 3: Elija los dispositivos que cumplan con los requisitos de negocio, instalaciones físicas y usuario

Nuestro último paso es compilar las necesidades comerciales, las observaciones de las instalaciones y los requisitos del usuario, y construir una solución de endpoints y hardware. En general, consideramos que es mejor comenzar con la elección de dispositivos que desarrollen las necesidades de comunicación de las instalaciones y la empresa antes de elegir los endpoints de los usuarios. Tener clara esas necesidades lo ayudarán a crear una estructura inicial para que los dispositivos de los usuarios no solo cumplan con los requisitos del usuario, sino que también aprovechen las necesidades de mayor colaboración, seguridad y movilidad de la empresa. Finalmente, considere cuidadosamente cada categoría de usuario y seleccione dos dispositivos potenciales, cada uno que cumpla o exceda todos los requisitos.

Recopilar y trabajar con todos estos detalles puede requerir paciencia adicional, pero disminuirá drásticamente el tiempo que toma implementar la solución por completo, al tiempo que aumenta la satisfacción y la vida útil de la solución en sí. Al seguir estos pasos, estará bien encaminado hacia una implementación exitosa.